Sistem Dasar Pemeriksaan Risiko Fidelity (ketidak jujuran)

Sistem Dasar Pemeriksaan Risiko Fidelity

• Penggunaan referensi.

• Formulir pegawai dan majikan.

• Survey prosedur komputer.

Langkah-langkah utama underwriter dalam rnenangani permohonan fidelity

• Deskripsi okupasi / bisnis.

• Sistem pekerjaan.

• Penggunaan referensi.

• Sistem terkomputerisasi dan permasalahan bagi pengguna dan penanggung fidelity.

Deskripsi bisnis / okupasi

1. Mengindikasikan kepada underwriter seberapa mudah atau sulitnya bagi seorang pegawai untuk mencuri uang dan/atau barang yang dapat dengan mudah dijual.

• Contoh okupasi dengan uang dalam jumlah besar ¨ bank, perusahaan sekuritas.

• Contoh okupasi dengan barang yang mudah dijual ¨ perhiasan, kendaraan bermotor.

2. Underwriter memiliki daftar okupasi yang tidak dapat diterima.

Sistem pekerjaan

• Untuk mengetahui bagaimana pemohon melaksanakan aktivitasnya yang melibatkan pegawai menangani uang atau barang yang mudah dijual atau untuk digunakan sendiri.

• Prinsipnya adalah catatan, rekonsiliasi dan pemeriksaan secara independen

Underwriter akan berusaha:

o Membuat tidak mungkin secara praktek bagi setiap orang untuk mencuri uang atau barang tanpa segera terdeteksi oleh sistem pemeriksaan;

o Mengadakan pemeriksaan sering dan reguler oleh pihak independen dari pegawai yang menangani transaksi uang dan stok untuk memberikan tingkat pemeriksaan yang lain dan meningkatkan kesempatan pendeteksian pencurian.

Penggunaan referensi

• Untuk mengetahui bagaimana pemohon merekrut pegawai yang integritasnya menjadi pokok dari pertanggungan.

• Adanya formulir aplikasi pegawai terpisah yang memberikan rincian sejarah pekerjaan dan status kepegawaian.

• Referensi diharuskan lengkap secara tertulis atau juga dapat secara verbal

Sistem terkomputerisasi dan permasalahan bagi pengguna dan penanggung fidelity

• Operasi yang dapat menghadirkan Risiko fidelity ¨penagihan, pengendalian stok/produksi, gaji/upah, investasi, manajemen uang tunai, transfer dana, dsb.

• Informasi yang diperlukan underwriter:

1. Fungsi komputer dan ketergantungan padanya.

2. Kategorisasi dan jumlah staf, misalkan analysts, programmers, dan operators.

3. Pekerjaan di luar premise

4. Pengendalian dan pengawasan staf komputer dan keamanan peralatan dan piranti lunak.

Pengendalian akses terhadap data komputer dan prosedur otorisasi untuk mendapatkan akses harus dijaga setiap waktu.

4 pertanyaan khusus pada proposal form Fidelity Guarantee yaitu :

1. System of Check – Money (sistem pemeriksaan uang)

Seorang underwriter harus puas/yakin atas aspek2 berikut ini terlebih dahulu sebelum mereka dapat memeberi penawaran :

• Penerimaan kas dari pelanggan atau staff dinas luar, yang diterima memlaui pos atau konter, hrs dicatat dengan baik dan benar, direkonsiliasi dengan dan dimasukan kedalam Bank pada setiap hari kerja.

• Dimana uang Kas lebih sedikit maka dimana “Crossed Cheque” lebih banyak, maka pengiriman ke bank dianggap minimum.

• Pemeriksaan independen harus dilakukan teratur atas buku besar (ledger), account book dan sejenisnya, i.e. ( internal Auditor)

• Pertanggungan jawab ( accountability ) atas uang sangat penting apakah dilakukan Mingguan ( pelarangan atas periode waktu yang lama ) untuk Roundsmen, atau dilakukan harian atas kantor kas.

• Petty cash : dikontrol dengan sistem Voucher

• Bagian (department) Kas atau Gaji, merupakan bagian yang paling hazard pada Fidelity, dimana sebagian besar uang ditangani biasanya mingguan jika tidak harian. Sistem kontrol dan Supervisori sangat penting sehingga terhindar dari kolusi.

• Sistem keamanan atas Kunci-kunci, yang memadai, khususnya atas Brankas (safes) dan Bagian (department) yang menangani Kas harus berfungsi.

• Pembayaran tagihan (bills) / account-account lebih baik dengan menggunakan Crossed Cheque, dimana mudah untuk mencatat dan memberi otorisasi daripada pembayaran secara tunai, pengontrolan dilakukan oleh Bank.

• Harus ada sistem otorisasi atas pembayaran cheque dan kontrol atas tanda tangan. Sbg contoh : untuk jumlah sampai dengan Pds 5,000 ada satu tanda tangan yang berwenang, untuk jumlah lebih tinggi, ada dua tanda tangan yang berwenang.

2. System of Check – Stock ( sistem pemeriksaan Stock )

Umumnya kurang menjadi daya tarik dibanding dengan uang, sebagian dari jenis stock dapat pula mempunyai daya tarik sehingga meningkatkan Risiko Fidelity. ‘Target goods’ lebih memerlukan kontrol yang lebih specifik dibanding dengan barang-barang non-atratctive.

• Untuk barang “less attractive”, annual stock biasanya normal, pada banyak kasus, kekurangan terjadi karena Pilferage, Breakages, Recording error, dll.

• Stock yang lain (other stock), untuk barang yang “greater attraction” seperti Tobbaco, Wines & Spirit akan memerlukan kontrol stock yang lebih ketat. Harus dilakukan pengawasan/pemeriksaan kurang dari 12 bulan interval dan pengawasan umumnya dilakukan oleh “independent persons” sehingga mengurangi risiko kolusi.

• Untuk Logam Mulia ( Gold, Silver etc. ) dan perhiasaan sering memerlukan kontrol yang ketat seperti uang tunai, yang harus diingat adalah karena nilai yang tinggi serta mudah dibawa (portability), underwriter biasanya sanagt memperhitungkan aspek2 pengawasan (Supervisory) dalam penanganan barang seperti ini, dan hanya risiko2 yang memiliki “highest system of check” yang akan diperhitungkan.

• Kolusi dapat menjadi problema pada penggelapan yang dilakukan oleh karyawan dimana stock dan/atau barang2 sangat pokok. Transportasi sering sangat sukar, rute2 yang aman harus dipastikan.

3 System of Check – Computers ( Sistem Pemeriksaan Komputer )

Banyak perusahaan Asuransi yang meminta tertanggung untuk melengkapi/mengisi computer questionnaire secara terpisah, khususnya dimana ada ketergantungan, atas operasi bisnis sehari-hari, pada ‘mainframe’ atau ‘network of personal computer’ karena mungkin ada faktor2 lain yang diperlukan oleh Perusahaan Asuransi sebagai informasi tambahan akan tetapi luasnya ketergantungan atas komputer adalah sangat penting.

Berikut ini adalah area operasi yang dapat menimbulkan risiko2 Fidelity :

• Accounts issue and collection

• Stock / production Control

• Salary / Wages

• Investment

• Management of Cash

• Funds Transfer

Proposal form dan questionnaire harus berisi informasi2 berikut sehingga underwriter dapat melakukan assessment secara terperinci :

• Fungsi komputer yang tepat / benar dan ketergantungan pada peralatan.

• Kategorisasi dan jumlah karyawan, staff seperti : analysts, programmers dan operators2

• Pekerjaan diluar kantor utama ( main premises ), orang2 yang menggunakan Personal Computer yang tersambung langsung dengan Mainframe ditempat lain mungkin tidak diawasi.

• Kontrol dan pengawasan dari staff Komputer dan keamanan atas peralatan dan perangkat lunak.

• Kontrol atas akses ke data2 komputer dan prosedur otorisasi untuk memperoleh akses dijaga setiap waktu :

• akses fisik ke ruang komputer harus dikontrol untuk mencegah masuknya unauthorised personnel

• Passwords harus secara teratur di ganti untuk mencegah akses secara teknis.

• Underwriter dapat meminta pertolongan dari surveyor untuk memberi komentar atas keamanan peralatan komputer apabila risiko yang ada cukup besar dan komplek.

4 System of Check – Audit ( Sistem Pemeriksaan Audit )

Sistem ini merupakan sistem tambahan untuk informasi lebih lamjut, adalah sangat membantu memperhitungkan keuntungan2 atas penggunaan Auditor melengkapi sistem yang telah ada.

• EXTERNAL AUDITORS

Tugas utamanya adalah melakukan perubahan (endorse) atas account2 perusahaan sehingga menjadi “fair record” atas pembukuan dan memeriksa tatacara penyajiannya dalam hal ini dipastikan bahwa tidak ada shortfall termasuk Fraud.

• INTERNAL AUDITORS

Umumnya dipekerjakan bail full time maupun part time dengan tujuan spesifik untuk mencari definisi pada stock atau account2 ini akan memberi mereka kesempatan untuk menemukan “faudulent Act” dibanding external auditors.

• Adakalanya perusahaan asuransi meminta laporan dari external auditor atau unit internal audit. Pada kasus lain implementasi atas rekomendasi2 yang dibuat umumnya bersifat conditional.

sudarno hardjo 00:06 Komentar