Manajemen bisnis Asuransi

Manajemen bisnis Asuransi

Komposisi Boad of Director ( BOD )

•               Shareholder dari perusahaan publik menetapkan direktur dari dewan direksi dan memilih seorang Pimpinan dari anggotanya . 

•               Tugas Pimpinan memastikan pertemuan berjalan sesuai dengan kebutuhan dan efisien .

•               Mewakili perusahaan dalam interaksi dengan dunia luar .

Jenis Direktur

1.            Executive Director

            Bekerja full time  dan bertanggung jawab menjalankan bisnis perusahaan . Dewan direksi menetapkan salah satu executive director yang akuntable menjalankan perusahaan dari day – to day – basis dan sering diketahui sebagai Chief Executive Officer ( CEO ).

2.  Non Executive Director

            Bekerja part time dan dipilih atas keahlian khusus dan tidak muncul dalam susunan manajemen Eksekutif perusahaan . Kehadiran dalam pertemuan dewan direksi dan sebagai anggota dari sub – komite untuk memberikan pandangan secara independent seperti audit , manajemen remunerasi , risk manajemen .

Dalam  kaitan  dengan  pengembangan tata  kelola  manajemen  perusahaan asuransi, tanggung jawab hukum dari direksi perusahaan selain peran stratejik. Memastikan Executive Director dan senior management menjalankan kepentingan Shareholder dan melaksanakan bisnis sesuai peraturan pemerintah

1.            Menyetujui laporan perusahaan dan akuntansi, annual budget, strategi dan other important plan .

2.            Selecting, appraising,rewarding CEO dan memastikan succession planning .

3.            Melihat proses analisa risiko dan memastikan tindakan mitigasi terhadap risiko .

Memastikan perusahaan terintegrasi dengan prinsip – prinsip dengan baik Seperti Akurasi laporan keuangan , pemenuhan legal dan regulasi serta dengan peraturan etika standard perusahaan

Board of Directors (BOD)

Bertanggung jawab terhadap kebijakan perusahaan secara menyeluruh (termasuk menetapkan kebijakan strategis utk mencapai tujuan perusahaan) Þ strategic role

Legal responsibility/ role:

1          beritikad baik/ jujur

2          bertindak hati-hati, teliti & didasarkan keahlian yg dimiliki

3.         mengawasi pembuatan & distribusi laporan keuangan perusahaan

4.         memastikan perusahaan mematuhi peraturan hukum yg berlaku

BOD bertanggung jawab kepada pemegang saham, hak & kewajiban BOD dituangkan dlm company’s articles of association/ written partnership agreement. 

Senior Executive

Memiliki “ cabinet responsibility “ untuk mengembangkan strategi perusahaan yang akan didiskusikan di Board .

Board menyiapkan dokumen yang tersusun dimana masalah sebagai cadangan untuknya dan didelegasikan kepada CEO dan member lainnya Tim Senior Executive

1          CEO / Managing Director

•               Hubungan antara board dan manajemen dari perusahaan adalah CEO atau Managing Director ( atau GM dengan kedudukan di board jika tidak managing director ).

•               Sama seperti direktur , bertanggung jawab fungsi bisnis dan day – to – day aktivitas perusahaan .

2          Finance Diirector & Company Secretary

Direktur keuangan (FD), kadang-kadang disebut sebagai chief financial

 officer, biasanya akan menjadi anggota tim eksekutif senior dan biasanya tetapi tidak harus seorang direktur perusahaan. FD biasanya akan memiliki tanggung jawab untuk, atau setidaknya berpengaruh secara signifikan, sebagai berikut:

•                 Model ekonomi modal untuk membantu dalam penentuan tingkat yang sesuai modal bagi perusahaan untuk menahan.

•                 Stres dan pengujian skenario untuk membantu dalam penentuan jumlah risiko ekstrim perusahaan dapat dikenakan.

•                 Proposal ke dewan pada bentuk modal untuk menahan selain modal ekuitas, seperti utang subordinasi

•                 Persiapan kertas untuk papan untuk membantu dalam penentuan tingkat yang tepat untuk membayar dividen kepada pemegang saham.

•                 Membuat rekomendasi kepada dewan pada tingkat yang sesuai ketentuan klaim untuk menahan.

•                 Persiapan rekening hukum perusahaan untuk disetujui oleh dewan dan
pemegang saham

•                 Membuat presentasi untuk, dan mengelola hubungan dengan analis investasi yang menyiapkan laporan kinerja perusahaan dan pemegang utang perusahaan.

•                 Persiapan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh FSA dan menjadi salah satu utama kontak FSA telah dengan perusahaan.

•                 Persiapan informasi manajemen, seperti indikator terkemuka keuangan
kinerja, untuk tim eksekutif dan dewan.

•                 Pengelolaan utang, likuiditas arus kas, dan hal-hal treasury.

•                 Pengelolaan portofolio investasi.

•                 Pengelolaan aspek keuangan dari proses perencanaan, proses anggaran dan
memperkirakan proses.

•                 Persiapan untuk ulasan oleh lembaga pemeringkat.

•                 Persiapan dan perencanaan untuk audit eksternal wajib dilakukan oleh independent auditor.

•                 Manajemen proses akuntansi reasuransi.

3          Company Secretary

Companies Act tahun 2006 mewajibkan semua perusahaan publik untuk memiliki sekretaris perusahaan, meskipun perusahaan swasta tidak perlu memiliki satu. Lihat bab 4, bagian C3 untuk detail lebih lanjut tentang peran sekretaris perusahaan.

4          Chief Actuary

Status Chief actuary ditetapkan di Life Insurer . Dalam perkembangannya actuary dipekerjakan di Non Life Business . 

Tanggung jawab chief actuary  :

1.         Perhitungan kerja secara tekhnik baik produk baru dan existing .

2.         Menghitung cadangan klaim

3.         Menghitung persyratan RBC

4.         Analisa resiko investasi dan dana untuk mendukung  cadangan tekhnik

hal Management actions

1.            Planning

Sebuah proses kelanjutan dan ulangan yang dibuat berbeda pada fase yang banyak .

Meliputi sumber fisik, alokasi taggung jawab, waktu dan anggaran dan tujuan dari hasil pencapaian harus jelas. 

2.            Organising

Berhubungan dengan proses perencanaan,pengorganisasian sumber aset dan manusia dengan sepenuhnya dan membantu dlm mencapai tujuan bisnis dengan kerangka waktu yang telah disetujui.

3.          Leading

Adanya hubungan antara leadership dan management, keterampilan leadership dan management efektif.

Perbedaan manager dan karyawan lain dengan organisasi yang faktanya diharapkan mengatur subordinatnya meskipun organisasi memiliki struktur “flat” managemen (struktur tidak sesuai dengan model hirarki)

Salah satu aspek yang penting dalam leadership adalah akuntabilitas . Keputusan seorang leaders merupakan tanggung jawab atas aktualisasi diri dari organisasi atau bagian yang bersumber bahan atau sdm dan hasil dari keputusan.

4.            Controliling

Setiap perencanaan membutuhkan pengawasan  dan salah satu aturan manager melakukan monitoring dan evaluasi setiap progressnya.

sumber Komponen Bisnis

1.            Material Resources

Sumber bahan termasuk fisik seperti pabrik, peralatan, tempat / ruang kantor, kendaraan dan peralatan modal seperti sistim informasi .

2.            Financial Resources

Sumber keuangan untuk mengumpulkan dana yang tersedia bagi manager untuk melaksanakan operasional ( day to day ) .

3.          Human resources

Sdm dimana orang bekerja untuk perusahaan secara permanen, sementara, full time atau part time dan bekerja secara langsung atau tidak langsung .

Kemampuan dalam mengelola personal menjadi penting sehingga diperlukan peningkatan ketrampilan manajemen .

Khususnya masalah demokrasi sosial dimana seseorang membutuhkan kepastian , kebebasan dan hak dalam perlindungan pada saat kerja .

 peran  Individual Manager’s

Manager membutuhkan ketrampilan baru terkait dengan perubahan pola pekerjaan, teknologi baru dan deregulasi secara perlahan baik domestik dan internasional .

a.             Earing the respect of subordinates & colleagus

                        Sesuai dengan perubahan ke arah demokrasi maka manager harus mampu memberikan jawaban kepada subordinatnya baik sekarang ata yad .

b.         Focusing On Customer

                        Manager harus lebih memperhatikan atas dampak keputusannya terhadap nasabah yang potensial .

c.         Multi – Tasking

Manager dapat memanfaatkan atas kemajuan teknologi seperti sistim penyimpanan data, cara berkomunikasi, dan mudah dalam mengakses komunikasi .

d.         Mobility and Global Out – Look

                        Manager diharapkan dapat menjalankan bisnis dalam situasi ekonomi yang berbeda , budaya dan lingkungan keuangan .

            karakteristik dari komunikasi internal agar dapat berjalan efektif. (sept 2012 no 3)

            Ciri – ciri komunikasi yang efektif

1.            Akurat

2.             Jelas

3.             Relevan

4.             Realitas

5.             Kredibilitas

6.                        Batasan waktu yang jelas

Dalam kaitan degan Komunikasi Internal, jenis saluran komunikasi dan contoh masing-masing.

1.         electronic/interactive contoh : intranet, electronic mail dan web sites.

2.         face to face contoh : diskusi informal, rapat staf dan formal team briefings.

3.         one way contoh : notice board, audio/video cassettes staff handbooks, publikasi, buletin mingguan, company nessletters.

 Kendala  dan  manfaat komunikasi efektif

:

Kendala komunikasi effektif

1.             Sifat alamiah / ketakutan / tidak percaya diri .

2.             Pengetahuan yang memiliki kekuatan

3.             Masalah bahasa dan waktu

4.             Pelatihan

5.             Gagal menemukan kebutuhan

6.             Ketidakmampuan dalam mendengar

Manfaat komunikasi efektif

1.             Membawa perubahan budaya dan struktur bisnis yang cepat

2.              Mendorong staf bisa bekerjasama dan memiliki inovasi .

3.             Memastikan ada relevansi dengan staf sesuai sasaran perusahaan .

Team Leader yang efektif

1.             The Task : Kebutuhan utama dalam memperoleh pekerjaan .

2.             The Team : Kebutuhan membangun satu tim yang kuat

3.            The Individual : Adanya variasi kebutuhan memberikan motivasi untuk melakukan tindakan yang memuaskan

tambahan ketrampilan Staf

1.             Respon positif untuk berubah

2.             Flexibilitas dan dapat beradaptasi

3.             Memiliki inisiatif

4.             Dapat berorganisasi  dan mengatur waktunya sendiri secara efektif .

            Dalam kaitan dengan Gaya Manajemen (Management Style), model manajemen dan karakteristiknya.

1.            Open Door

                        Manager dapat ditemui oleh staf setiap saat

2.         Autocratic

                        Pengawasan dan kemampuan kecil dilakukan oleh individu . Seperti Chief Excecutive

3          Paternalistic

                        Perusahaan melihat seperti ketika karyawan bekerja seperti cara kebapakan , karyawan patuh kepada Manager perusahaan , seperti seorang anak patuh kepada orang tuanya

4.         Militaristic / Hierarchical

                        Manajemen dibentuk dengan cara formal dengan batasan pekerjaan yang jelas

5.         Democratic / Consultative

                        Keputusan diambil dari  referensi banyak Staf yang positif sebelumnya .

Aspek tata kelola perusahaan Asuransi

Aspek tata kelola perusahaan Asuransi

Undang – Undang termasuk peraturan yang mempengaruhi Struktur peraturan

1.            Formasi perusahaan

2.            Laporan Undang - Undang

3.            Pertemuan perusahaan

4.            Tanggung jawab Diretur dan karyawan perusahaan

Dalam kaitan dengan tata kelola perusahaan, pengertian corporate governance .

Tata kelola perusahaan menyangkut  dengan hubungan dan tanggung jawab antara board, management, shareholder dan stakeholder relevan lainnya kerangka hukum dan peraturan .

Unsur  yang paling utama dalam tata kelola perusahaan yang baik adalah transparansi dan akuntabilitas

fungsi Companies House

a.            Menggabungkan dan memisahkan perusahaan terbatas

b.            Menguji dan menyimpan informasi perusahaan yang diserahkan berdasarkan Companies Act dan berhubungan dengan regulasi

c.            Membuat informasi ini tersedia ke publik

 4(empat) Annual Account or financial statements

1.            Laporan Direktur

2.            Laporan Remunerasi Direktur

3.            Pernyataan Pimpinan

4.            Penyerahan dari Account tahunan

Dalam kaitan dengan konsep tata kelola perusahaan, uraikan 3 (tiga) financial statement dari suatu perusahaan

1.         The profit and loss account (required by Company low) (Bobot 40 %)
The main purpose of a profit and loss account is to show the difference between the measure of what the organization has accomplished in roles against the measure of the effort which has been put into creating those roles over a fix period of time.

2.         The balance sheet (required by Company low) (Bobot 30 %)
The balance sheet reveals an organizations wealth as a particular moment.

3          Cash flow statement (required by accounting standard) (Bobot 30 %)
Untuk melihat keluar maksudnya uang cash selama suatu periode tertentu.

Dalam  kaitan  dengan  corporate governance,   peranan  sekretaris perusahaan. (sept

1.            Menangani register yang sesuai dengan undang undang ( maintaining the statutory registers ) diantaranya adalah : register keanggotaan, register dari para direktur dan sekertaris, register kepentingan direktur, biaya-biaya

2.            Mengingatkan dan mengumumkan pengadaan rapat umum tahunan ( notice of the annual general meeting ) : pemberitahuan termasuk menentukan anggota perusahaan dan auditor perusahaan dalam 21 hari pemberitahuan tertulis dari rapat umum tahunan dan 14 hari pemberitahuan rapat selain dari rapat umum tahunan atau rapat untuk menyampaikan usul / resolusi khusus

3.            Special and extra ordinary resolution : tugas sekretaris perusahaan meyakinkan para pendaftar untuk mengirim copy setiap resolusi khusus atau perjanjian dari direktur perusahaan.

4.            Ensuring that statutory form are filed promptly

5.         Accounts

6.         Minutes of director’s meeting and general meetings.

7          Making accounts and ducoment available for inspection.

peran auditor external. (sept 2012 no 4, Mar 2016 no 2)

Lebih khusus melakukan pengawasan apakah :

1.            Laporan keuangan memberikan pandangan yang benar dan wajar dan memenuhi dengan aspek hukum yang relevan dan persyaratan regulator.

2.            Informasi yang diberikan pada laporan direksi telah konsisten dengan Akunnya.

3.            Bagian khusus dari laporan gaji Direksi telah memenuhi Undang – Undang.

4.            Perusahaan telah menjaga catatan akuntasi dengan baik

fungsi audit internal dalam suatu perusahaan. (mar 2013 no 2)

1.            Memelihara sistim pengawasan internal berjalan dengan baik melalui review bagaimana identifikasi perusahaan dan mengelola risiko.

2.            Review laporan board untuk memastikan telah mewakili  keseimbangan dan sesuai viewpoint .

3.            Memastikan direksi up to date dengan akuntasi baru dan topik audit

4.            Berkomunikasi dengan audit external dan memastikan satu pendekatan dalam bekerja.

5.            Memastikan board menerima komunikasi dan informasi dengan benaryang diperlukan audit external.

 jenis meeting :

1.         Annual general meeting

2.         Extra ordinary general meeting

3.         Notice of meetings

 macam Agenda

a.         Order agenda

b.         Agenda – planning issue

c.         Agenda preparation & supporting document

prosedur  bagaimana minute yang baik

a.         Producing minutes

Sebelum pertemuan

-                     Biasakan diri Anda dengan pola biasa dari menit dengan melihat set sebelumnya menit.

-                     Periksa dengan ketua jika ada gaya rumah tertentu

Dalam pertemuan tersebut

•              Jangan mencoba untuk memimpin rapat dan mengambil catatan

•              Pastikan catatan referensi Anda jelas dan dapat dibaca.

•              Catat tanggal, waktu dan tempat pertemuan.

•              Catat nama-nama mereka yang hadir, mereka yang tidak hadir tanpa permintaan maaf, dan orang-orang dari siapa 'permintaan maaf untuk adanya' telah diterima.

•              Berikan menit setiap nomor referensi berturut-turut terkait dengan jumlah agenda dan menggunakan agenda untuk memandu Anda dalam kategorisasi topik diskusi.

•              Membuat catatan dari setiap topik di bawah judul yang terpisah.

•              Meringkas diskusi singkat, membawa keluar:

-           Poin utama (tidak masuk ke dalam detil yang tidak perlu)

-           keputusan yang diambil

-           Tindakan yang diperlukan oleh kapan dan oleh siapa.

•              Keep up dengan pemikiran dari pertemuan tersebut.

Setelah pertemuan

•              Draft menit sesegera mungkin, ketika peristiwa masih segar dalam pikiran Anda.

•              Periksa draf Anda dengan orang lain yang hadir.

•              Tanyakan siapa saja yang hadir tentang apa pun Anda tidak mengerti pada pertemuan tersebut.

•              Setelah mereka telah diketik, bukti-membaca menit hati-hati

•              Kirim menit untuk semua yang diundang ke pertemuan, dan menyimpan salinan untuk file pusat menit.

•              File menit dengan hati-hati. Beberapa menit yang diperlukan untuk disimpan oleh hukum.

Gramatikal gaya menit

•               Karena menit adalah catatan diskusi masa lalu, dan karena itu terutama terdiri dari pidato yang dilaporkan, semua meregangkan bergerak kembali satu tahap dalam waktu, misalnya 'telah' becomes'had ',' adalah 'becomes'was', dan 'was'becomes'has telah

•               Menggunakan orang ketiga ('dia', 'dia or'it'), tidak pernah orang pertama atau kedua ('I', 'kami' atau 'Anda').

•                

Kunci laporan  & persyaratan pemerintahan

1.            The UK Corporate Governance Code

            Berisi prinsip dan ketentuan khusus

2.         Walker Review

            Merekomendasikan perluasan aturan komite remunerasi yang meliputi kebijakan remunerasi perusahaan .

2.            Turnbull Guidence

            Membuat ketentuan praktik dalam pengawasan internal dan membantu dalam      pengawasan internal .

4.         FRC Guidance On Audit Committees

            Disebut Smith Report . Membantu direksi perusahaan dalam implementasi Corporate             Governance Code dengan komite audi

5          Guidance on Board effectiveness

            Berisi CGC dengan leadership dan efisiensi board

6.         Penrose Report                                 

            Memperoleh pemahaman yang tepat dari topik yang menjadi pertimbangan dan   pertanyaan yang efektif .

7.         Financial Services Authority

             Membuat kriteria perusahaan yang dipilih untuk didaftarkan dalam London           Stock Exchange .

8.         Europen Commission

            Menyelaraskan aturan dengan hukum perusahaan dan tata kelola perusahaan      seperti akuntansi dan audit

9.         Sarbanes – Oxley Act 2002 ( USA ) à New Yorks Stock Exchange

Dalam kaitan dengan faktor dan konsep tata kelola perusahaan, uraikan pengertian Corporate Governance.

Corporate governance is the regulation of the way business govern themselves.
3 group induk yang perlu diatur :

-           Consumers
-           Pemerintah
-           Perusahaan – perusahaan

GCG adalah sebuah sistem dan struktur dalam menjalan perusahaan asuransi dan Perusahaan Reasuransi agar dapat menjaga kelangsungan usaha dengan tetap mematuhi perundang – undangan yang berlaku dan nilai – nilai etika.

Sistem mengatur pengelolaan dan pengendalian perusahaan secara accountable untuk mewujudkan nilai Pemegang Saham dalam jangka panjang dengan tidak mengabaikan kepentingan stakeholder lainnya.

Struktur memberikan kejelasan fungsi, hak, kewajiban dan tanggung jawab antara phak – pihak yang berkepentingan atas Perusahaan Asuransi dan Perusahaan Reasuransi

  Safeguarding confidential and personal information

1.            Confidential records on paper

2.            Confidential computer records

3.            Confident agreements and discussions

4.            Insider dealing            

5.            Home workers           

Perusahaan membolehkan bekerja dari rumah dan adanya kesulitan berangkat ke            kantor . Membantu kantor dalam penanganan telp, akses informasi komputer dan             melakukan entry data

Data Protection Act 1998

1.            Kunci masalah

Berikut ini adalah beberapa isu kunci yang relevan dengan undang-undang:

•           direktur, manajer atau petugas yang serupa dari suatu badan hukum dapat bertanggung jawab untuk pelanggaran dilakukan oleh institusi mereka

•           individu dapat pergi langsung ke pengadilan jika mereka percaya bahwa hak-hak mereka di bawah Undang-Undang tersebut telah dilanggar

•           data pribadi hanya dapat ditransfer ke non-EU/EEA (European Economic Area) bangsa jika kondisi tertentu terpenuhi

•           permintaan akses subjek dibuat atas nama pihak ketiga untuk menentukan pidana atau medis sejarah dilarang.

Ini merupakan UU yang penting bagi manajer karena berkaitan dengan penyelenggaraan dan pengolahan data pribadi, informasi yaitu dalam mesin-dibaca bentuk dan sistem manual pengarsipan yang berhubungan dengan orang yang masih hidup (subjek data) yang dapat diidentifikasi baik dari informasi sendiri atau ketika diambil bersama dengan informasi lainnya (tidak harus dalam bentuk yang dapat dibaca mesin) dalam kepemilikan pengguna data.

Menyadari
Undang-undang ini terutama berkaitan dengan data dan tidak dengan sistem yang diproses dan bahwa tanggung jawab untuk mematuhi hampir semua ketentuan bertumpu tegas dengan data pengguna.

2          Data prinsip dan pendaftaran data

Undang-undang tidak melarang penggunaan data pribadi tetapi hanya berusaha untuk mengontrol dan mendaftarkan penggunaannya.

Undang-undang menetapkan delapan prinsip yang harus diperhatikan dalam penggunaan data pribadi. Ini adalah:

1          Informasi yang dimuat dalam data pribadi harus diperoleh, dan data pribadi harus diproses, adil dan sah.

2          Data pribadi tidak dapat dimintai hanya untuk satu atau lebih tujuan tertentu dan halal.

3          Data yang diadakan untuk tujuan atau tujuan tidak boleh digunakan atau diungkapkan dengan cara apapun sesuai dengan tujuan atau tujuan itu.

4          Data Pribadi yang dimiliki untuk tujuan atau tujuan harus memadai, relevan, dan tidak berlebihan dalam kaitannya dengan tujuan atau tujuan itu.

5          Data pribadi harus akurat dan, jika perlu, terus up to date.

6          Data Pribadi yang dimiliki untuk tujuan atau tujuan tidak boleh disimpan lebih lama dari yang diperlukan untuk tujuan atau tujuan itu.

7          Seorang individu berhak

            (a)        pada interval yang wajar dan tanpa penundaan atau beban:

(i)         untuk diberitahu oleh Pengguna data apakah ia memegang data pribadi yang itu individu subjek, dan

(ii)        untuk mengakses data tersebut dimiliki oleh Pengguna data, dan

(b)       apabila diperlukan, untuk memiliki data tersebut dikoreksi atau dihapus

8          langkah-langkah keamanan yang tepat harus diambil terhadap akses yang tidak sah,  atau perubahan, pengungkapan, atau penghancuran, data pribadi dan terhadap kehilangan atau kerusakan data pribadi.

Tujuh prinsip pertama berlaku untuk data pribadi yang dimiliki oleh pengguna data. Prinsip kedelapan berlaku baik untuk pengguna data dan orang-orang yang menyediakan layanan biro komputer.

3          Siapa yang itu mempengaruhi?

Undang-undang ini mempengaruhi siapa saja yang memegang atau memproses data pribadi sebagaimana didefinisikan. Bahkan berlaku dalam kasus di mana mesin-dibaca data tidak mengidentifikasi individu, menyediakan data pengguna memiliki informasi yang relevan di tempat lain mereka miliki. UU itu tidak membedakan antara data pribadi rahasia dan tersedia untuk umum kecuali dalam hal informasi (seperti Register of Pemilih) yang harus dibuat publik oleh hukum. Karena itu berlaku untuk hal-hal seperti bibliografi dan file dari pesan surat elektronik yang berisi pengidentifikasi pengguna dari pengirim dan penerima, serta data yang lebih jelas pribadi.

4          Prinsip definisi

            Data berarti informasi:

-           Disimpan dalam bentuk yang mampu diproses oleh komputer atau peralatan otomatis lainnya (seperti file komputer yang paling, termasuk pengolah kata, database dan file spreadsheet)

-           Direkam dalam bentuk apapun untuk kemudian diolah oleh komputer atau peralatan otomatis lainnya (seperti informasi yang dikumpulkan dari formulir pendaftaran, gambar CCTV)

-           Disimpan sebagai bagian dari sistem pengarsipan yang relevan atau dimaksudkan untuk dimasukkan dalam salah satu di masa depan (termasuk file kartu atau lemari arsip terstruktur dengan nama, alamat atau pengenal lainnya; Rolodex, non-otomatis microfiche)

-           Tidak tercakup oleh diatas tetapi bagian dari catatan dapat diakses di bawah s.68 1.998 DPA (seperti satu set catatan dokter berkaitan dengan pasien bernama atau tertentu (non-pendidikan yang lebih tinggi)
pendidikan catatan).

•           Data pribadi adalah data yang berhubungan dengan individu yang hidup yang dapat diidentifikasi dari informasi itu, atau dari data dan informasi lainnya yang dimiliki controller data atau yang kemungkinan akan datang ke milik mereka. Ini termasuk ekspresi pendapat tentang individu dan niat dari pengontrol data sehubungan dengan individu tersebut.

•           Data pribadi Biasa meliputi nama, alamat dan nomor telepon.

•           Data pribadi sensitif termasuk informasi yang berkaitan dengan asal-usul ras atau etnis, pendapat politik, keyakinan agama, keanggotaan serikat buruh, kesehatan, kehidupan seks dan keyakinan pidana. Berdasarkan UU tersebut pengolahan data tersebut disesuaikan dengan kondisi jauh lebih ketat

•           Subjek data adalah setiap individu yang hidup yang menjadi subyek dari data pribadi

•           Akses data subjek adalah hak individu untuk mengakses data pribadi yang berkaitan dengan mereka yang dipegang oleh controller data.

•           Data kontroler adalah setiap orang yang membuat keputusan berkenaan dengan data pribadi tertentu, termasuk keputusan tentang tujuan yang data pribadi diproses dan cara di mana data pribadi diproses.

•              prosesor data adalah orang yang memproses data atas nama kontroler data, tapi yang bukan pegawai pengontrol data.

•              Pengolahan tidak terbatas pada operasi pemrosesan teknis pada data, seperti organisasi, pengambilan, pengungkapan dan penghapusan. Ini juga mencakup:

-                      Mendapatkan dan merekam data

-                      Pengambilan, konsultasi atau penggunaan data

-                      Pengungkapan atau membuat tersedia data.

5          Akses Subyek

Subyek data berhak untuk mengajukan permohonan salinan informasi yang dimiliki tentang mereka di bawah setiap pendaftaran tertentu. Jawaban A biasanya harus dilakukan dalam waktu 40 hari, di mana memperbarui normal diperbolehkan (termasuk penghapusan data jika sesuai), tetapi tidak penyesuaian khusus, misalnya untuk membuat catatan copy lebih dapat diterima oleh subjek data. Informasi kode harus diterjemahkan.

Pengecualian penting untuk ketentuan akses subjek dari Undang-Undang (tetapi bukan dari kebutuhan untuk mendaftar) kekhawatiran data yang dimiliki hanya untuk menyiapkan statistik atau untuk melakukan penelitian. Menyediakan bahwa data tersebut tidak digunakan atau diungkapkan untuk tujuan lain dan bahwa hasilnya tidak dibuat tersedia dalam bentuk yang mengidentifikasi salah satu mata pelajaran data, itu dikecualikan. Perawatan harus diambil bahwa individu dengan karakteristik khas yang tidak diidentifikasi secara implisit dalam hasil yang dipublikasikan.