Sistem Dasar Pemeriksaan Risiko Fidelity
•
Penggunaan referensi.
•
Formulir pegawai dan majikan.
•
Survey prosedur komputer.
Langkah-langkah utama underwriter
dalam rnenangani permohonan fidelity
•
Deskripsi okupasi / bisnis.
•
Sistem pekerjaan.
•
Penggunaan referensi.
•
Sistem terkomputerisasi dan
permasalahan bagi pengguna dan penanggung fidelity.
Deskripsi bisnis
/ okupasi
1.
Mengindikasikan kepada
underwriter seberapa mudah atau sulitnya bagi seorang pegawai untuk mencuri
uang dan/atau barang yang dapat dengan mudah dijual.
•
Contoh okupasi dengan
uang dalam jumlah besar ¨ bank, perusahaan sekuritas.
•
Contoh okupasi dengan
barang yang mudah dijual ¨ perhiasan, kendaraan bermotor.
2. Underwriter
memiliki daftar okupasi yang tidak dapat diterima.
Sistem pekerjaan
•
Untuk mengetahui
bagaimana pemohon melaksanakan aktivitasnya yang melibatkan pegawai menangani
uang atau barang yang mudah dijual atau untuk digunakan sendiri.
•
Prinsipnya adalah
catatan, rekonsiliasi dan pemeriksaan secara independen
Underwriter akan berusaha:
o
Membuat
tidak mungkin secara praktek bagi setiap orang untuk mencuri uang atau barang
tanpa segera terdeteksi oleh sistem pemeriksaan;
o
Mengadakan
pemeriksaan sering dan reguler oleh pihak independen dari pegawai yang
menangani transaksi uang dan stok untuk memberikan tingkat pemeriksaan yang
lain dan meningkatkan kesempatan pendeteksian pencurian.
Penggunaan
referensi
•
Untuk mengetahui
bagaimana pemohon merekrut pegawai yang integritasnya menjadi pokok dari
pertanggungan.
•
Adanya
formulir aplikasi pegawai terpisah yang memberikan rincian sejarah pekerjaan
dan status kepegawaian.
•
Referensi diharuskan
lengkap secara tertulis atau juga dapat secara verbal
Sistem
terkomputerisasi dan permasalahan bagi pengguna dan penanggung fidelity
•
Operasi yang dapat
menghadirkan Risiko fidelity ¨penagihan, pengendalian stok/produksi, gaji/upah, investasi, manajemen uang
tunai, transfer dana, dsb.
•
Informasi
yang diperlukan underwriter:
1.
Fungsi
komputer dan ketergantungan padanya.
2.
Kategorisasi
dan jumlah staf, misalkan analysts, programmers, dan operators.
3.
Pekerjaan
di luar premise
4.
Pengendalian
dan pengawasan staf komputer dan keamanan peralatan dan piranti lunak.
Pengendalian akses terhadap data komputer dan
prosedur otorisasi untuk mendapatkan akses harus dijaga setiap waktu.
4 pertanyaan khusus pada proposal form
Fidelity Guarantee yaitu :
1.
System of Check – Money (sistem pemeriksaan uang)
Seorang underwriter harus puas/yakin atas
aspek2 berikut ini terlebih dahulu sebelum mereka dapat memeberi penawaran :
•
Penerimaan kas dari pelanggan atau staff dinas luar, yang
diterima memlaui pos atau konter, hrs dicatat dengan baik dan benar, direkonsiliasi
dengan dan dimasukan kedalam Bank pada setiap hari kerja.
•
Dimana uang Kas lebih sedikit maka dimana “Crossed
Cheque” lebih banyak, maka pengiriman ke bank dianggap minimum.
•
Pemeriksaan independen harus dilakukan teratur atas buku
besar (ledger), account book dan sejenisnya, i.e. ( internal Auditor)
•
Pertanggungan jawab ( accountability ) atas uang sangat
penting apakah dilakukan Mingguan ( pelarangan atas periode waktu yang lama )
untuk Roundsmen, atau dilakukan harian atas kantor kas.
•
Petty cash : dikontrol dengan sistem Voucher
•
Bagian (department) Kas atau Gaji, merupakan bagian yang
paling hazard pada Fidelity, dimana sebagian besar uang ditangani biasanya
mingguan jika tidak harian. Sistem kontrol dan Supervisori sangat penting
sehingga terhindar dari kolusi.
•
Sistem keamanan atas Kunci-kunci, yang memadai, khususnya
atas Brankas (safes) dan Bagian (department) yang menangani Kas harus
berfungsi.
•
Pembayaran tagihan (bills) / account-account lebih baik
dengan menggunakan Crossed Cheque, dimana mudah untuk mencatat dan memberi
otorisasi daripada pembayaran secara tunai, pengontrolan dilakukan oleh Bank.
•
Harus ada sistem otorisasi atas pembayaran cheque dan
kontrol atas tanda tangan. Sbg contoh : untuk jumlah sampai dengan Pds 5,000
ada satu tanda tangan yang berwenang, untuk jumlah lebih tinggi, ada dua tanda
tangan yang berwenang.
2. System of Check –
Stock ( sistem pemeriksaan Stock )
Umumnya kurang menjadi daya tarik dibanding
dengan uang, sebagian dari jenis stock dapat pula mempunyai daya tarik sehingga
meningkatkan Risiko Fidelity. ‘Target goods’ lebih memerlukan kontrol yang
lebih specifik dibanding dengan barang-barang non-atratctive.
•
Untuk barang “less attractive”, annual stock biasanya
normal, pada banyak kasus, kekurangan terjadi karena Pilferage, Breakages,
Recording error, dll.
•
Stock yang lain (other stock), untuk barang yang “greater
attraction” seperti Tobbaco, Wines &
Spirit akan memerlukan kontrol stock yang lebih ketat. Harus dilakukan
pengawasan/pemeriksaan kurang dari 12 bulan interval dan pengawasan umumnya
dilakukan oleh “independent persons” sehingga mengurangi risiko kolusi.
•
Untuk Logam Mulia ( Gold, Silver etc. ) dan perhiasaan
sering memerlukan kontrol yang ketat seperti uang tunai, yang harus diingat
adalah karena nilai yang tinggi serta mudah dibawa (portability), underwriter
biasanya sanagt memperhitungkan aspek2 pengawasan (Supervisory) dalam
penanganan barang seperti ini, dan hanya risiko2 yang memiliki “highest system
of check” yang akan diperhitungkan.
•
Kolusi dapat menjadi problema pada penggelapan yang
dilakukan oleh karyawan dimana stock dan/atau barang2 sangat pokok.
Transportasi sering sangat sukar, rute2 yang aman harus dipastikan.
3 System of Check –
Computers ( Sistem Pemeriksaan Komputer )
Banyak perusahaan Asuransi yang meminta
tertanggung untuk melengkapi/mengisi computer questionnaire secara terpisah,
khususnya dimana ada ketergantungan, atas operasi bisnis sehari-hari, pada
‘mainframe’ atau ‘network of personal computer’ karena mungkin ada faktor2 lain
yang diperlukan oleh Perusahaan Asuransi sebagai informasi tambahan akan tetapi
luasnya ketergantungan atas komputer adalah sangat penting.
Berikut ini adalah area operasi yang dapat
menimbulkan risiko2 Fidelity :
•
Accounts issue and collection
•
Stock / production Control
•
Salary / Wages
•
Investment
•
Management of Cash
•
Funds Transfer
Proposal form dan questionnaire
harus berisi informasi2 berikut sehingga underwriter dapat melakukan assessment
secara terperinci :
•
Fungsi komputer yang tepat / benar dan ketergantungan pada peralatan.
•
Kategorisasi dan jumlah karyawan, staff seperti :
analysts, programmers dan operators2
•
Pekerjaan diluar kantor utama ( main premises ), orang2
yang menggunakan Personal Computer yang tersambung langsung dengan Mainframe
ditempat lain mungkin tidak diawasi.
•
Kontrol dan pengawasan dari staff Komputer dan keamanan
atas peralatan dan perangkat lunak.
•
Kontrol atas akses ke data2 komputer dan prosedur
otorisasi untuk memperoleh akses dijaga setiap waktu :
•
akses fisik ke ruang komputer harus dikontrol untuk
mencegah masuknya unauthorised personnel
•
Passwords harus secara teratur di ganti untuk mencegah
akses secara teknis.
•
Underwriter dapat meminta pertolongan dari surveyor untuk
memberi komentar atas keamanan peralatan komputer apabila risiko yang ada cukup
besar dan komplek.
4 System of Check –
Audit ( Sistem Pemeriksaan Audit )
Sistem ini merupakan sistem tambahan untuk
informasi lebih lamjut, adalah sangat membantu memperhitungkan keuntungan2 atas
penggunaan Auditor melengkapi sistem yang telah ada.
•
EXTERNAL AUDITORS
Tugas
utamanya adalah melakukan perubahan (endorse) atas account2 perusahaan sehingga
menjadi “fair record” atas pembukuan dan memeriksa tatacara penyajiannya dalam
hal ini dipastikan bahwa tidak ada shortfall termasuk Fraud.
•
INTERNAL AUDITORS
Umumnya
dipekerjakan bail full time maupun part time dengan tujuan spesifik untuk
mencari definisi pada stock atau
account2 ini akan memberi mereka kesempatan untuk menemukan “faudulent Act”
dibanding external auditors.
•
Adakalanya perusahaan asuransi meminta laporan dari
external auditor atau unit internal audit. Pada kasus lain implementasi atas
rekomendasi2 yang dibuat umumnya bersifat conditional.
Posts
